Benutzerhandbuch

1. Schnell zurechtfinden

Region360 verbindet Meldungen und Ideen aus der Bevölkerung mit der Bearbeitung durch Gemeinde und Bauhof. Du nutzt die Plattform im Browser – am Computer, Tablet oder Handy.

1. Wähle auf der öffentlichen Übersicht zuerst deine Gemeinde. „Mein Standort“ verwendet deinen Standort nur nach deiner Zustimmung im Browser.
2. Prüfe vorhandene Einträge, bevor du etwas Neues meldest. Im Meldeablauf werden passende bereits öffentliche Anliegen angeboten. Du kannst ein bestehendes Anliegen verfolgen, statt es erneut einzureichen. Noch nicht veröffentlichte Einträge fehlen in diesen Vorschlägen.
3. Wenn du die Karte verschiebst oder zoomst, aktualisiert sich die Liste automatisch für den sichtbaren Kartenausschnitt. Einen zusätzlichen Suchbutton gibt es nicht. Auf der öffentlichen Gemeindeseite bleibt die Auswahl auf diese Gemeinde begrenzt.
4. Über „Melden“ kannst du ein Problem melden oder eine Idee einbringen. Berechtigte Gemeindezugänge finden ihren Arbeitsbereich unter „Gemeindeverwaltung“.
5. Über „Hallo, Vorname!“ erreichst du dein Konto. Im Footer findest du dieses Handbuch, den Changelog, die Versionsnummer und die Sprachauswahl.

2. Wer darf was?

Bürgerkonto

Eigene Meldungen und Ideen ansehen, öffentliche Ideen unterstützen, Anliegen verfolgen und nach den jeweiligen Freigaberegeln mitdiskutieren.

Gemeindemanager:in

Die eigene Gemeinde verwalten und Anliegen entsprechend den Berechtigungen bearbeiten; Team, Kategorien und Einstellungen organisieren.

Mitarbeiter:in / Bauhof

Anliegen im freigeschalteten Gemeindebereich bearbeiten. Persönliche Zuständigkeiten unterstützen die tägliche Aufgabenliste. Verwaltungsrechte sind davon getrennt.

3. Anmelden und Mein Konto

1. Öffne „Anmelden“. Wenn du bereits ein Passwort vergeben hast, verwende E-Mail-Adresse und Passwort.
2. Alternativ kannst du einen einmaligen Anmeldelink anfordern. Öffne den Link aus deiner E-Mail und bestätige die Anmeldung auf der angezeigten Seite.
3. Deaktiviere „Angemeldet bleiben“ auf gemeinsam genutzten Geräten. Melde dich nach der Arbeit über das Kontomenü ab.
4. Unter „Mein Konto → Persönliche Daten“ änderst du deinen Namen und optionale Titel. Die E-Mail-Adresse zur Anmeldung wird dadurch nicht geändert.
5. Unter „Sicherheit“ kannst du ein Passwort vergeben oder ändern. Ein bestehendes Passwort beziehungsweise eine frische Bestätigung per E-Mail wird dafür verlangt. Nach einer Passwortänderung werden andere Geräte abgemeldet.
6. „Kontaktdaten“ und „Gemeindezugänge“ erscheinen nur, wenn sie für deinen Zugang relevant sind. Interne persönliche Kontaktdaten sind vom öffentlichen Gemeindeprofil getrennt.
7. „Meine Einträge“ zeigt eigene Meldungen, verfolgte Anliegen und aktuelle öffentliche Rückmeldungen. Mit Suche und Statusfilter findest du einen Vorgang schnell wieder. Eigene noch nicht öffentliche Einträge bleiben für dich sichtbar; die Rückmeldungsansicht zeigt die letzten sieben Tage und ist keine Ungelesen-Liste.

4. Ein Problem melden

1. Wähle „Problem melden“ und vergewissere dich, dass Ort und Gemeinde stimmen. Setze den Kartenpunkt möglichst genau an die betroffene Stelle.
2. Wähle eine passende Kategorie. Beschreibe im Titel knapp, was passiert ist, und ergänze hilfreiche Angaben in der Beschreibung.
3. Füge bei Bedarf ein Foto hinzu. Vermeide unnötige personenbezogene Angaben und prüfe, ob auf dem Bild Gesichter, Kennzeichen oder andere private Informationen sichtbar sind.
4. Prüfe deine Angaben und die öffentliche Vorschau. Sende die Meldung erst ab, wenn Standort und Text passen.
5. Bestätige bei einer Meldung ohne aktive E-Mail-Bestätigung den Link aus deiner E-Mail. Eine unbestätigte Meldung wird nicht einfach sofort öffentlich.
6. Den aktuellen Veröffentlichungs- und Bearbeitungsstand findest du beim Eintrag beziehungsweise unter „Meine Einträge“. Für berechtigte Personen können Inhalte früher sichtbar sein als für die Öffentlichkeit.

5. Ideen einbringen und diskutieren

1. Wähle „Idee einbringen“. Beschreibe den Vorschlag, seinen Nutzen und die Menschen, denen er helfen würde.
2. Eine Idee kann einen konkreten Ort oder die gesamte Gemeinde betreffen. Wähle die dafür passende Ortsangabe; ein Kartenpunkt ist nicht in jedem Fall erforderlich.
3. Prüfe Vorschau und Angaben und bestätige deine E-Mail, wenn die Plattform dazu auffordert.
4. Mit „Unterstützen“ drückst du Zustimmung aus. „Verfolgen“ bedeutet dagegen, dass du Aktualisierungen erhalten möchtest – es ist keine Zustimmung.
5. Ergänze in der Diskussion neue Argumente, Fragen oder Bedenken. Bleibe sachlich und vermeide die Veröffentlichung privater Informationen.
6. Bei einer pausierten Diskussion bleiben vorhandene Beiträge lesbar. Neue Ergänzungen sind erst nach einer Wiederöffnung möglich. Eine Gemeinde kann öffentliche nächste Schritte, Ergebnisse oder eine begründete Einordnung ergänzen.

6. Die vier öffentlichen Status

Der Status zeigt den Bearbeitungsstand. Entscheidend ist auch die ergänzende öffentliche Rückmeldung: Sie erklärt, was geprüft wurde und wie es weitergeht.

Neu

Das Anliegen ist eingegangen und wartet auf die weitere Bearbeitung.

Wir sind dran

Die zuständige Stelle befasst sich mit dem Anliegen.

Wir bleiben dran

Das Anliegen bleibt im Blick, beispielsweise weil noch eine Rückmeldung, Abstimmung oder weitere Voraussetzung fehlt.

Abgeschlossen

Die Bearbeitung ist abgeschlossen. Lies auch den Abschlussgrund und die Rückmeldung: Ein Abschluss bedeutet nicht automatisch, dass ein Problem behoben oder eine Idee umgesetzt wurde.

7. Aktualisierungen und E-Mails

1. Öffne ein Anliegen und wähle „Verfolgen“, wenn du wichtige Aktualisierungen erhalten möchtest.
2. Mit bestätigtem Konto kann die hinterlegte E-Mail-Adresse verwendet werden. Ohne Konto bestätigst du das Verfolgen über einen E-Mail-Link.
3. Ein Anliegen zu verfolgen meldet dich nicht automatisch zu einem allgemeinen Newsletter an.
4. Zum Beenden verwende die angebotene Aktion beim Eintrag oder den Abmeldelink in der Nachricht. Bestätige die Abmeldung, wenn die Seite danach fragt.
5. Ein gegebenenfalls angebotenes regionales E-Mail-Abo ist ein eigener Bereich mit eigenen Themen, Regionen, Frequenz- und Abmeldeeinstellungen.

8. Der tägliche Ablauf im Gemeindeteam

1. Öffne „Gemeindeverwaltung“ und wähle bei mehreren Zugängen die richtige Gemeinde.
2. Beginne bei „Aufgaben“. Mitarbeiter:innen starten bei ihren eigenen offenen Aufgaben. Unter „Suche & Filter“ wählst du Arbeitsansicht und Sortierung, etwa ungeprüfte oder nicht zugewiesene Vorgänge und fällige Rückmeldungen. Deine Auswahl kannst du als persönliche Ansicht speichern.
3. Öffne das Anliegen und lies Meldung, bisherigen Verlauf und Zuständigkeit, bevor du etwas änderst. Bei Problemen führt „Fortschritt melden“ zu einem kompakten Formular für Status, öffentliche Rückmeldung und optionales Foto. Prüfe die öffentliche Vorschau vor dem Speichern; die vollständige Bearbeitung bleibt erreichbar.
4. Passe bei Bedarf Zuständigkeit und Status an. Ergänze einen verständlichen öffentlichen nächsten Schritt, wenn Bürger:innen wissen sollen, wie es weitergeht.
5. Prüfe vor dem Speichern die öffentliche Vorschau. Interne Abstimmung gehört in den ausdrücklich als intern gekennzeichneten Bereich.
6. Bei einem Abschluss wähle einen zutreffenden Abschlussgrund und eine nachvollziehbare Rückmeldung. Verwende ein Ergebnisfoto nur, wenn es den tatsächlichen Zustand sinnvoll dokumentiert.
7. Nutze die Karte für die räumliche Orientierung. Team, Kategorien, Einstellungen und weitere Verwaltungsbereiche liegen auf eigenen Seiten.

9. Team, Kategorien und öffentliches Gemeindeprofil

1. Unter „Team“ findest du die Mitarbeiter:innen als Tabelle. Nutze die Suche und die angebotenen sortierbaren Spaltenüberschriften.
2. Über „Neuen Mitarbeiter“ beziehungsweise die angebotene Hinzufügen-Aktion legst du einen Zugang oder ein gemeindebezogenes Profil an. Über „Bearbeiten“ in der jeweiligen Zeile änderst du bestehende Angaben.
3. Ein gemeindebezogenes Profil ändert nicht automatisch die persönliche Anmelde-Adresse. Prüfe außerdem, ob Kontaktdaten nur intern oder ausdrücklich öffentlich freigegeben sind.
4. Unter „Kategorien“ organisierst du die Kategorien deiner Gemeinde. Globale Standardkategorien und selbst angelegte Gemeindekategorien werden dabei unterschieden.
5. Eine deaktivierte Kategorie wird für neue Einträge nicht mehr angeboten. Bereits vorhandene Einträge behalten ihre Zuordnung.
6. Wo das Paket automatische Kategorie-Zuständigkeiten bietet, kannst du Verantwortliche festlegen. Prüfe die Hinweise dazu, welche Änderungen nur neue Einträge und welche bereits bestehende Aufgaben betreffen.
7. Öffentliche Kontaktdaten und ein Gemeindelogo verwaltest du im vorgesehenen Gemeindeprofil. Diese Daten können öffentlich bei Einträgen der Gemeinde angezeigt werden.

10. Pakete und Erinnerungen

Paket 0 – Kostenlos

Öffentliche Beteiligung. Berechtigte Mitglieder verifizierter Gemeinden können einzelne Anliegen nach den jeweiligen Berechtigungen beantworten.

Paket 1 – Überblick

Gemeinsamer Überblick, Suche, Filter und grundlegende Bearbeitung im Gemeindeportal.

Paket 2 – Verantwortung

Zusätzlich Teamzugänge und persönliche beziehungsweise automatische Zuständigkeiten.

Paket 3 – Zusammenarbeit

Zusätzlich interne Notizen und Abstimmung direkt beim Anliegen.

Paket 4 – Automatisierung

Zusätzlich Erinnerungen, Eskalationen und Auswertungen im angebotenen Umfang.

1. Nicht freigeschaltete Funktionen können als Paketvorschau sichtbar sein. Dort erfährst du, was die Funktion im Alltag unterstützt.
2. Gemeindemanager:innen können ein Upgrade anfragen. Mitarbeiter:innen können ihrer Verwaltung einen Vorschlag senden. Eine solche Anfrage löst keine Zahlung aus.
3. Richte Erinnerungen nur so ein, wie sie im Team tatsächlich gebraucht werden. Prüfe Fristen, Empfänger und den Unterschied zwischen Erinnerung und Eskalation.
4. Die vorhandene Online-Abrechnung arbeitet derzeit im Stripe-Testmodus. Angezeigte Testbuchungen sind keine echten Zahlungen. Maßgeblich sind die Hinweise auf der jeweiligen Buchungsseite.

11. Einrichtung, Datenexport und eigene Werkzeuge

1. Gemeindeverwalter finden unter „Einrichtung & Integrationen → Gemeinde einrichten“ eine kurze Fortschrittsliste. Sie ergibt sich aus Identitätsprüfung, öffentlichem Kontakt, vorhandenen Kategorien und dem Team im jeweiligen Paket. Zum Üben genügt die geschützte Demo; lege dafür keine künstlichen öffentlichen Anliegen an.
2. Für mehrere Aufgaben ab Paket 2 markiert die Gemeindeverwaltung die gewünschten Zeilen auf der aktuellen Aufgabenseite. Unter „Mehrere Aufgaben zuweisen“ wählst du die neue zuständige Person oder „Zuweisung aufheben“ und prüfst die gemeinsame Bestätigung. Eine zwischenzeitliche Änderung bricht die gesamte Aktion ab. Öffentliche Status und Rückmeldungen bleiben unverändert.
3. Unter „Datenexport“ wählst du Zeitraum, Anliegenart und Inhalt. Standardmäßig werden nur bereits öffentliche Anliegen samt öffentlichen Rückmeldungen als CSV ausgegeben. Fotos werden nicht als Bilddateien exportiert.
4. Ein interner Export ab Paket 3 muss ausdrücklich gewählt werden. Er kann auch unveröffentlichte Anliegen und berechtigte interne Notizen enthalten. Bewahre diese Datei entsprechend vertraulich auf. Die Zeitangaben verwenden Europe/Vienna.
5. Unter „API-Schlüssel“ legt die bestätigte Gemeindeverwaltung je angebundenem Werkzeug einen eigenen Schlüssel an. Öffentliche und interne Lese- beziehungsweise Schreibrechte werden getrennt vergeben. Interne Rechte setzen weiterhin das passende Paket voraus.
6. Der vollständige Schlüssel wird nur unmittelbar nach dem Anlegen angezeigt. Speichere ihn im geschützten Schlüsselspeicher deiner Serveranwendung. Verwende ihn nicht in öffentlichen Webseiten, mobilen Apps oder URLs.
7. Unter „Einrichtung & Integrationen → Webseite & Gemeindezeitung“ findest du die Live-Vorschau und Einbettung per iframe oder JavaScript sowie ein WordPress-Plugin mit Shortcode. Es werden nur echte öffentliche Zahlen angezeigt. Die Gemeinde muss bestätigt sein; ein API-Schlüssel ist nicht nötig. Beim Laden verbindet sich der Browser mit Region360. Berücksichtige die Einbindung in den Datenschutzhinweisen eurer Webseite.
8. Für die Gemeindezeitung kannst du einen abgeschlossenen Monat wählen, die Messregel prüfen und eine SVG-Grafik herunterladen. Gemessen wird die Zeit von der Erstellung bis zum ersten protokollierten offiziellen Statuswechsel auf „Wir sind dran“ (In Bearbeitung), innerhalb von 48 Stunden werktags (Montag bis Freitag); das Wochenende pausiert die Frist. Ab 80 % ist die Grafik grün mit Daumen nach oben, bei 40 bis unter 80 % gelb mit Daumen nach rechts, darunter rot mit Daumen nach unten. Bei weniger als fünf Fällen bleibt sie neutral. Das ist kein Nachweis einer Lösung oder eine unabhängige Zertifizierung. Fälle ohne fristgerechten Bearbeitungsbeginn zählen mit; Prozentwerte erscheinen erst ab fünf Fällen.
9. Für eine überprüfbare Druckgrafik stellst du zusätzlich einen QR-Nachweis aus. Er speichert die serverseitig berechneten Monatswerte unveränderlich. Der QR-Code öffnet die öffentliche Gemeindeseite mit dem Originalnachweis. Monat, Gemeinde und Quote können mit dem Druck verglichen werden. Veränderte Daten werden als solche gekennzeichnet. Fehlerhafte Nachweise kannst du widerrufen; ihre QR-Codes zeigen dann ausdrücklich einen ungültigen Nachweis. Die Ausstellung ist erst nach Ablauf der Messfrist und ab fünf Meldungen möglich.
10. Das eigene Mitmach-Sujet „Dein Ort. Deine Meldung. Deine Idee.“ gibt es als SVG im A6-Hochformat und als 180 × 80 mm große Anzeige. Sein QR-Code führt direkt zur Gemeindeseite. Druckdateien für echte Veröffentlichungen bitte auf region360.net erzeugen: Testplattform und lokale Vorschau erzeugen QR-Codes zu ihrer eigenen Umgebung.
11. Widerrufe nicht mehr benötigte Schlüssel direkt in der Liste. Ablauf, Widerruf und verlorene Verwaltungsrechte sperren den Zugriff. Die öffentliche API-Dokumentation mit OpenAPI-Datei und Beispielen erreichst du über den Footer.

12. Externe Expertise einholen

1. Ab Paket 3 öffnest du bei einem Anliegen im internen Bereich „Externe Expertise“. Dein Gemeindezugang und die Gemeinde müssen bestätigt sein.
2. Trage Bezeichnung und Empfängeradresse ein. Der vorgeschlagene Betreff und Text verwenden nur öffentlich sichtbare Angaben. Ergänze gezielt die Informationen und Fragen, die der externe Experte für seine Einschätzung benötigt.
3. Wähle die Gültigkeit ab Versand, standardmäßig sieben und höchstens 30 Tage. Ein optionales Passwort gibst du der Person getrennt vom Zugangslink weiter.
4. Prüfe in der Vorschau Adresse und vollständigen Text. Erst nach ausdrücklicher Bestätigung wird die E-Mail versendet. Die Annahme durch den Versanddienst bestätigt noch keine Zustellung.
5. Empfänger, Betreff und der von dir freigegebene E-Mail-Text werden als interne Notiz beim Anliegen protokolliert. Der externe Zugang zeigt ausschließlich die öffentliche Variante und diesen Text, niemals den übrigen internen Verlauf.
6. Die angeschriebene Person kann ohne Konto intern kommentieren und dabei „Aus meiner Sicht gelöst“ oder „Aus meiner Sicht abgelehnt“ auswählen. Einschätzung und Begründung werden intern protokolliert; die anfragende Person, die zuständige Person und berechtigte Gemeindeverwalter werden benachrichtigt. Öffentlicher Status und öffentliche Kommentare bleiben unverändert. Diese erscheint ausschließlich intern und ist als externe Rückmeldung über den Einladungslink gekennzeichnet. Die Identität der schreibenden Person wird damit nicht geprüft.
7. In der Anfragenübersicht kannst du einen Zugang jederzeit widerrufen. Abgelaufene Zugänge sowie Zugänge nach einem Wechsel der Gemeinde oder dem Verlust erforderlicher Rechte funktionieren nicht mehr.

13. Wenn etwas nicht wie erwartet funktioniert

Ich sehe eine Funktion nicht.

Prüfe Rolle, ausgewählte Gemeinde und Paket. Manche Bereiche erscheinen nur für berechtigte oder bestätigte Zugänge.

Ein Eintrag ist noch nicht öffentlich.

Prüfe E-Mail-Bestätigung und die beim Eintrag angezeigten Veröffentlichungsregeln. Die eigene Vorschau ist nicht gleichbedeutend mit öffentlicher Sichtbarkeit.

Die Karte oder der Standort funktioniert nicht.

Wähle die Gemeinde über die Suche. Prüfe JavaScript, die Standortfreigabe des Browsers und die Internetverbindung. Öffentlich lesbare Listen bleiben eine Alternative zur Kartenansicht.

Eine E-Mail kommt nicht an.

Prüfe Adresse und Spamordner. Fordere gegebenenfalls einen neuen Anmeldelink an.

Ein gespeicherter Stand fehlt.

Achte auf die Erfolgsmeldung nach dem Speichern und auf Hinweise zu ungültigen Feldern. Vergewissere dich, dass du im richtigen Bereich und in der richtigen Gemeinde bist.

Ich möchte einen Fehler melden.

Notiere Seite, Ablauf, Uhrzeit und die Versionsnummer aus dem Footer. Teile keine Passwörter oder vertraulichen personenbezogenen Daten mit.